Cómo controlar el fiado en una ferretería sin perder clientes

Por qué el cuaderno se rompe

Funciona hasta que el negocio crece. Con quince clientes te acuerdas de todo. Con sesenta ya no, y empieza a pasar lo mismo en todas las ferreterías.

Se fía sin saber cuánto debe ya esa persona. Se cobra tarde porque nadie sabe desde cuándo está esa deuda. Aparecen abonos que alguien anotó en otra hoja. Y cuando el dueño no está, nadie sabe si a este cliente se le fía o no.

El resultado no es que te roben. Es plata prestada sin control, que sale de tu capital de trabajo mientras sigues comprando mercancía.

Tres decisiones antes de cualquier sistema

Esto se decide en tu cabeza, no en un software. Si no lo defines, ninguna herramienta lo va a arreglar.

• A quién le fías. Escríbelo aunque sea en una lista: quién sí, quién no y quién solo hasta cierto monto.
• Hasta cuánto. Un tope por cliente, aunque sea aproximado, evita la deuda que creció sin que nadie decidiera.
• A cuántos días. Si el plazo no se dice en voz alta, no existe estar atrasado, y sin eso no hay cobro que se pueda hacer sin pelear.

El momento de fiar es el momento de registrar

La regla que más cambia las cosas es simple: la deuda se anota cuando el producto sale, no después.

Todo lo que se anota más tarde se anota mal o no se anota. Si quien atiende tiene que hacer un paso aparte para registrar el fiado, en un día lleno no lo va a hacer.

Por eso conviene que el fiado sea parte de cerrar la venta, no un trámite adicional. Cada cliente con su condición de pago (contado o crédito) definida de antemano, para que la decisión no se tome en el mostrador con la cola esperando.

Cobrar sin que se vuelva personal

Cobrar incomoda cuando parece un reclamo. Deja de incomodar cuando es una rutina que el cliente ya conoce.

Avisa antes de que venza, no después. Un recordatorio a tiempo no es un cobro, es un servicio, y la mayoría de la gente paga simplemente porque se lo recordaron.

Procura que el estado de cuenta sea el mismo para ti y para el cliente. La mitad de las discusiones por fiado no son por no querer pagar. Son porque cada uno tiene una cuenta distinta en la cabeza.

Mira la cartera completa una vez por semana

Quince minutos, siempre el mismo día. Quién debe, cuánto y desde cuándo.

Lo que hay que buscar no es al que debe mucho, sino al que lleva mucho tiempo debiendo. Una deuda grande y reciente es un negocio. Una pequeña y vieja casi siempre es una que ya no vuelve.

Esa revisión semanal evita la sorpresa de fin de año, cuando aparece de golpe cuánta plata tuya está en la calle.

Qué resuelve tenerlo en un sistema

La deuda deja de depender de quién atienda el mostrador. Cada cliente queda registrado con su condición de pago, y ves de un vistazo quién te debe y quién paga al momento.

Y la información deja de vivir en la memoria de una persona. El día que esa persona no está, o se va, la cartera sigue siendo tuya y sigue siendo consultable.

Preguntas frecuentes

¿Conviene dejar de fiar?

Casi nunca. En una ferretería de barrio el fiado es parte de la relación con el maestro y el contratista. Lo que hay que cambiar es que la deuda viva en un cuaderno.

¿Cómo defino cuánto fiarle a cada cliente?

Con un tope por cliente, aunque sea aproximado, decidido antes y no en el mostrador. Así evitas la deuda que creció sin que nadie lo decidiera.

¿Qué hago con las deudas viejas y pequeñas?

Son las que más conviene mirar. Una deuda grande y reciente suele ser un negocio. Una pequeña y vieja casi siempre es plata que ya no vuelve, y conviene saberlo antes de seguir fiando.

¿Lulo G maneja crédito con mis clientes?

Sí. Registras a cada cliente con condición de pago de contado o de crédito, y así identificas de un vistazo quién te debe y quién paga al momento.