Cómo hacer el inventario de una ferretería sin cerrar el negocio
Nadie puede parar tres días a contar tornillos. Esta guía te muestra cómo ordenar el inventario de una ferretería trabajando: empiezas por lo que más plata mueve y dejas lo demás para después. Te sirve con software o sin él.
Empieza por el 20 % que mueve el 80 %
El error clásico es arrancar por la A de la lista y morir en la C. Arranca por lo que más rota y más plata representa. En una ferretería suelen ser cemento, varilla, tubería, cables, silicona y la tornillería más pedida.
Cuenta bien ese grupo primero. Si mañana el sistema solo tuviera ese 20 % cargado con precios correctos, ya te habría resuelto la mayor parte del problema.
El resto se carga sobre la marcha, a medida que se vende o se repone. Es más lento en el papel y mucho más rápido en la vida real, porque no exige parar.
Cada referencia necesita cinco datos, no veinte
La tentación es llenar cuarenta campos por producto. No lo hagas: es lo que hace que la carga nunca termine.
- Un código que puedas buscar rápido, aunque sea el del proveedor.
- Un nombre con la medida adentro, porque en ferretería la medida es el producto.
- El costo, para saber después si estás ganando.
- El precio de detal y el de mayorista, con la cantidad desde la que cambia.
- La cantidad que hay hoy. La real, no la que debería haber.
El nombre importa más de lo que parece
Quien busca en el mostrador con el cliente enfrente no recuerda códigos. Escribe lo primero que se le viene a la cabeza. Si el producto se llama solo "tubo PVC", vas a tener veinte resultados iguales y vas a elegir mal.
Pon la medida y la característica que lo distingue en el nombre, siempre en el mismo orden. La media pulgada va antes o después, pero siempre igual en todos.
Esa consistencia te deja encontrar cualquier cosa en dos segundos, y es gratis: solo hay que decidirla antes de empezar a cargar.
Define el mínimo mientras cuentas
Ya que estás mirando cada producto, anota cuánto es poco. Ese dato convierte el inventario en algo útil, en vez de una foto vieja.
Sin un mínimo, reabastecer sigue siendo llamar al proveedor cuando el producto ya se acabó. Justo cuando el cliente se lo lleva a la competencia.
Qué hacer con lo que sobra y con lo que falta
Cuando cuentes vas a encontrar diferencias. No las ignores ni las corrijas en silencio: ahí está la información más útil de todo el ejercicio.
Falta mercancía casi siempre por tres razones: se vendió sin registrar, salió en una entrega y nadie la descontó, o se rompió y nadie lo anotó. Cada una tiene una solución distinta, y por eso importa saber cuál es.
Sobra mercancía cuando se compró y no se cargó, o cuando una devolución volvió al estante sin volver al sistema. Es menos dramático, pero desordena igual.
Aparte está el producto muerto, el que lleva meses quieto. Ese no es un error de conteo. Es plata parada en un estante, y verlo es la mitad de la razón para hacer inventario.
Cuenta seguido y poco, no una vez y todo
El inventario anual completo es un ritual que casi nadie sostiene, y que igual queda desactualizado en marzo.
Funciona mejor contar un grupo pequeño por semana, rotando: esta semana silicona, la otra tornillería. En un par de meses recorriste todo sin parar un solo día, y encuentras las diferencias cuando todavía se pueden explicar.
Qué cambia cuando el inventario está en un sistema
Ordenado en papel ya es mejor que nada. La diferencia con tenerlo en un sistema es que deja de depender de que alguien lo actualice.
La venta descuenta, la compra suma, la devolución vuelve a entrar. Y el precio que se cobra sale del producto, no de la memoria de quien atiende, que es donde más plata se pierde sin que nadie lo note.
Preguntas frecuentes
- ¿Tengo que cerrar la ferretería para hacer inventario?
- No, y conviene que no lo hagas. Cuenta primero el grupo que más rota y más plata mueve, y carga el resto a medida que se vende o se repone.
- ¿Cada cuánto conviene contar?
- Mejor un grupo pequeño por semana, rotando, que todo una vez al año. Así encuentras las diferencias cuando todavía se pueden explicar.
- ¿Qué datos mínimos necesita cada producto?
- Código, nombre con la medida adentro, costo, precio de detal y de mayorista con la cantidad en que cambia, y la cantidad real de hoy.
- ¿Sirve hacerlo en una hoja de cálculo?
- Para empezar, sí, y es mejor que no tener nada. El límite aparece cuando la hoja depende de que alguien la actualice después de cada venta.
Si quieres que te ayudemos a cargar tu inventario sin parar el negocio, escríbenos.